General- oder Hauptversammlungen stellen eine besondere Herausforderung für Eventveranstalter dar. Vielfältige Tagungsordnungspunkte, wie zum Beispiel die Vorstellung des Jahresberichts, die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns oder die Festsetzung der Dividende müssen organisiert werden.

Dabei gilt insbesondere für Aktiengesellschaften, bei denen die Generalversammlung der Aktionäre oberstes Beschlussorgan ist, dass gesetzliche Regeln und Ablaufbestimmungen eingehalten werden müssen. Wichtige gesetzliche Pflichten bestehen beispielsweise in Bezug auf die Einberufungsform und Einberufungsfrist, die Teilnehmer-Zulassungsprüfung oder den Nachweis der satzungsmäßigen Stimmrechtsmehrheit bei Beschlüssen.

Um die reibungslose und gesetzeskonforme Durchführung von General- und Hauptversammlung sicherzustellen, bietet Evention® eine breite Palette praxiserprobter Komponenten. So kann im System etwa die Einberufungsform individuell konfiguriert werden. Bei Gesellschaften mit Namensaktien können dann beispielsweise, wie gesetzlich vorgegeben, die Einladungen an die im Aktienbuch eingetragenen Aktionäre postalisch erfolgen (Seriendruckfunktion).

Weiterhin lassen sich im Backend für jede Veranstaltung wichtige Fristen anlegen und so konfigurieren, dass dann zum Beispiel die Einberufungsfrist gesetzeskonform spätestens 20 Tage vor der Generalversammlung liegt.

Eine weitere wichtige Lösungskomponente von Evention® ist die auf Generalversammlungen optimierte Check-In App, die sowohl für Android als auch für iOS verfügbar ist.  Mit Hilfe der App können beispielsweise mehrere Check-In Clients (Smartphones) gleichzeitig auch über verteilte Standorte hinweg – sowohl im Offline- als auch im Online-Modus – die Anzahl der angemeldeten Gäste und damit die Beschlussfähigkeit einer Gesellschafterversammlungen anzeigen und nachweisen. Dabei sind auch spezielle Anforderungsszenarien realisierbar, wie etwa die nachträgliche Onsite-Akkreditierung unangemeldeter Gäste (Aktionäre), soweit dies spezielle gesellschaftsspezifische Statuten erfordern würden.

Nehmen wir folgendes Praxis-Beispiel:

Ein Kunde nutzt Evention® für die Abwicklung der konzernweiten Generalversammlungen, die aufgrund der speziellen Unternehmensstruktur aus bis zu 280 einzelnen Veranstaltungen besteht.

Pro Generalversammlung lädt das Unternehmen durchschnittlich etwa 10.000 Gäste ein, womit die Plattform innerhalb der relativ kurzen 4-wöchigen Event-Saison circa 2.8 Mio. Gäste und Einladungen verarbeiten muss. Aufgrund der heterogenen Unternehmensstruktur müssen zudem in einer singulären Evention-Systeminstallation für alle am Prozess beteiligte Unternehmenseinheiten 280 dedizierte Mandanten mit einer eigenen Berechtigungsstruktur und weiteren individuellen Konfigurationen vorgehalten werden.

Dabei muss das System viersprachig ausgelegt sein und aufgrund der kundenspezifischen Vorgaben extrem hohe Leistungsanforderungen in Bezug auf Funktion, Barrierefreiheit, Datenschutz, Penetration und Performance erfüllen. So muss die Live-Umgebung beispielsweise ein Antwortzeitverhalten garantieren, welches nur sehr geringfügige Latenzen von unter 4 Sekunden für allen wichtigen Systemoperationen und Benutzereingaben zuläßt und das bei einer hohen Anzahl von mehreren tausend gleichzeitigen Benutzern über 280 Mandanten hinweg.

Wir sind stolz darauf, dass wir gemeinsam mit dem Unternehmen erfolgreich eine der größten weltweiten Lösungen für Generalversammlungen eingeführt haben.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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