Sponsoring hat sich seit langem als eigenständiges Kommunikationsinstrument in der Marketingkommunikation von Unternehmen etabliert.

Nach aktuellen Studien liegt der Anteil des Sponsorings an den gesamten Werbeaufwendungen derzeit bei durchschnittlich rund 15 Prozent. Der hohe Stellenwert des Sponsorings im Marketing-Mix drückt sich aber nicht nur in Zahlen aus, sondern wird auch dadurch deutlich, dass Sponsoring zunehmend als Basis für den integrativen Einsatz der übrigen Kommunikationsinstrumente dient. Insbesondere bei großen Sponsoren des Fußballs hat sich das Sportsponsoring zum Leitinstrument der Kommunikation entwickelt.

Neben den klassischen Maßnahmen, wie etwa der Platzierung des Markenlogos auf Produkten, Werbebanden oder der Sportkleidung, setzen die Sponsoren zunehmend auch die im Rahmen ihres Engagements erworbenen Ticketkontingente für die direkte, erlebnisorientierte Ansprache ihrer Zielgruppen ein.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Sponsoren können Kontakte zu Kunden, Multiplikatoren oder Mitarbeiter in einer branchenuntypischen Umgebung pflegen und ihr Image dadurch positiv aufladen.

Um die im Rahmen des Sponsorings erworbenen Ticketkontingente möglichst effizient an die Gäste zu verteilen, setzten viele Sponsoren heute eine Eventmanagement-Software wie Evention ein.

Dabei lehrt uns die Erfahrung: Die Anzahl der unterschiedlichen Workflows bei der Ticket-Allokation im Sport-Sponsoring konvergiert mehr oder minder mit der Anzahl unserer Kunden in diesem Segment.

Es gibt Sponsoren, bei denen die Zuteilung der Eintrittskarten an ihre Gäste ein hochkomplizierter Prozess ist, an dem viele Akteure und/der Nutzer beteiligt sind und der viele Zustände, Fortschrittsgrade und Genehmigungsschritte durchläuft.

Nehmen wir folgendes Kunden-Beispiel:

Ein Unternehmen ist im Sponsoring-Bereich aktiv und lädt diverse interne und externe Zielgruppen zu etwa 50 verschiedenen Sport- und Kulturveranstaltungen im Jahr ein. Die verantwortliche Event-Abteilung lädt die Gäste jedoch nicht direkt ein, sondern fragt zunächst Kontingente bei Kundenberatern und Vertriebsmitarbeitern des Unternehmens ab, die im direkten Kundenkontakt stehen.

Auf der Grundlage der so erfassten Kontingente kauft die Eventabteilung Tickets für die verschiedenen Events ein und teilt diese dann den verschiedenen „Bestellberechtigten“ (Kundenberater und Vertriebsmitarbeiter) in Form einer Bestellung (Order) zu.

Die Bestellberechtigten wiederum möchten jedoch die ihnen zugeteilten Ticket-Kontingente nicht vollständig für eigene Zwecke nutzen und ihre Bestellungen teilweise an andere Bestellberechtigte im Unternehmen weitergeben. Weil ihre Bestellung im System jedoch bereits mit einer festen Bestellnummer verbunden ist, führen sie einen „Order-Split“ durch, bei dem sie Teilkontingente ihrer Bestellung unter neuen Bestellnummern an andere Bestellberechtigte weiterreichen.

Um entscheiden zu können, welche Personen überhaupt bestellberechtigt sind, wählen Sie diese wiederum in der Besteller-Liste aus, die sich über eine bidirektionale Schnittstelle direkt aus dem internen Benutzerverzeichnis des Unternehmens speist.

Gleichzeitig stornieren die Besteller einzelne Tickets aus ihrer Bestellung, die dann wieder in das Basiskontingent der zentralen Event-Abteilung zurückgeführt und von dort aus neu allokiert werden.

Schließlich laden die Bestellberechtigten auf der Grundlage der bei ihnen verbliebenen Kontingente ihre Gäste ein, die nunmehr als neue Akteure in den Ticket-Workflow eintreten. Sie erteilen Zu- oder Absagen zu ihrer Einladung, oder stornieren diese wieder, füllen die notwendigen Event-spezifischen Gastdaten aus und erhalten je nach Gast-Workflow eine automatische Bestätigungs- oder Einladungs-E-Mail mit einem elektronischen Ticket in der Anlage, welches die Grundlage für das spätere Einlassmanagement (Check-In) auf dem Event bildet.

Das Beispiel zeigt: Die Ticketallokation im Sponsoring ist mitnichten ein eindimensionaler Prozess, der sich in einem simplen Workflow abbilden lässt.

Deshalb haben wir auf der Grundlage unserer langjährigen Erfahrung für Evention 5 eine neue, leistungsstarke Workflow-Engine entwickelt, mit der sich auch sehr komplexe Einladungsprozesse realisieren lassen.

Dabei analysieren wir Ihren Prozess im Detail und zerlegen anfallende Aufgaben so lange in kleine Arbeitsschritte, bis sie technisch automatisiert werden können. Der Sinn hinter dieser Modellierung ist die konkrete Ableitung der Elemente des Arbeitsablaufs, die Festlegung von Bedingungen und Regeln und die Automatisierung von Aktionen.

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